就労ビザを取得するためには、多くの書類を用意する必要がありますが、その書類は大きくふたつに分けることができます。外国人本人側の書類と会社側の書類です。

外国人側の書類は、パスポートや在留カードなど身分を証明する書類と卒業証明書や成績証明書など学歴を証明するための書類が主となります。

それに対して会社側の書類は、

・登記事項証明書

・決算書類の写し

・事業内容を説明する文書（主要取引先や沿革など）

・労働条件通知書または雇用契約書の写し

・企業規模を証明する書類（前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（受付印のあるものの写し）など）

おもにこれらの書類が必要となります。

就労ビザを変更するためには外国人本人と会社側が協力して書類を集め、申請書類を作成し入国管理局へ提出するという流れになります。

外国人本人に手続きを丸投げしてしまう企業様を時々見かけますが、引っ越しの手続のように役所に行って書類に記入するだけのような簡単な手続きではありません。

外国人本人・会社側が二人三脚で何日もかけて進めていくプロジェクトになります。

例えば、留学生に卒業後就職してもらう場合は、就労ビザへ在留資格の変更が必要になりますが、この手続きは会社がすることはできません。

外国人本人が手続きすることになります。つまり、会社の財務状況がわかる重要書類を複数、ビザの手続きの為に外国人本人に預ける必要があるということです。

会社の財務情報を新入社員に預けるということに、抵抗感をもつ企業様は多いのではないでしょうか。新入社員に財務状況が分かってしまうことだけでなく、紛失など情報流出のリスクもあります。

ここで、不安に感じた企業様は、行政書士に依頼されることをおすすめします。

申請取次資格をもった行政書士なら、外国人本人に代わって入国管理局へビザの申請をおこなうことができるからです。

また、本来ならば就労ビザの許可がおりると考えられるケースでも、雇用契約書や雇用理由書の書き方が悪い、外国人の学歴と職務内容がマッチしていないなどの理由で不許可になってしまうケースもあります。

これらの不許可理由は、行政書士に相談してもらえれば防ぐことが可能です。

このような不許可リスクのほかにも実際問題、必要書類を用意するだけでも人事部など対応される部署にとっては通常業務に加わることを負担に感じられることもあります。まして、申請書類の作成も慣れていないと時間が掛かるため何日も業務負担が増えることになります。

このような事態を防ぎ速やかに許可をもらうために、早めに専門家に相談しましょう。

文/岡田裕子（おかだ　ゆうこ）

申請取次行政書士、行政書士さくら法務事務所代表。

一般社団法人アジア国際交流センター協会ビザ取得アドバイザー。

外国人や外国人を支援する人たちに向けて、おもに在留資格に関する情報を発信している。