会社が代わりにできる？外国人社員のビザの更新手続き

ビザの申請手続きに関する質問でよくあるお問い合わせに、会社が外国人の代わりに手続できるのかというものがあります。

外国人を海外から呼び寄せる場合は、会社が申請できますが、更新や変更申請は本人のみ手続きをおこなうことが可能です。

会社が外国人本人の代わりに入国管理局へ申請するためには、一定の研修を得たうえで地方出入国在留管理局長の承認を得る必要があります。そのため、基本的には既存の外国人社員はもちろん、留学生を卒業後に採用する場合や転職者などの手続きは会社が代わりにおこなうことができません。

更新などの在留資格手続きでは、上場企業をのぞき会社の決算書類や法定調書合計表という書類を提出する必要があります。

決算書類や法定調書合計表は、会社の財務状況や規模がひと目でわかる企業にとって重要な書類です。

個人に例えるなら、預金通帳や家計簿を全てさらすようなもの。

通常であれば、税務署や融資を受ける際に金融機関等に見せることはあっても、そのほかの場面では、企業にとってあまり人目に触れたくない書類です。

外国人の在留資格の更新や変更などの手続きには、これらの書類が必要になるため、外国人に預けることになります。もちろん、原本ではなくコピーで問題ありませんが、紛失や情報漏洩などが心配ではないでしょうか。

そんな時は、行政書士にご相談ください。

申請取次資格をもった行政書士であれば申請に必要な書類の収集・申請書類の作成・入国管理局への申請まで全ての工程を本人の代わりにおこなうことが可能です。守秘義務もあり、企業様の大切な情報を守ります。

申請の受付はいつから

更新申請は、在留期限の3か月前から行うことができ、入国管理局に書類を提出してから約2週間から1ヶ月ほどかかります。

卒業後、新年度の4月から就業開始予定の留学生の場合のみ、申請時期が重なり審査が間に合わないことを避けるために、12月1日から留学から就労ビザへの変更申請の受付がはじまります。年が明けてからの受付では、4月からの就労開始に間に合わない場合もありますので、早めに手続きしましょう。

万が一、手続きが間に合わなかった場合、手続きが完了して新しい在留カードをもらえるまで、働き始めることはできません。手続きの完了前に働いてしまうと不法就労になり、企業側も外国人本人も罰則がありますので注意しましょう。

文/岡田裕子（おかだ　ゆうこ）

申請取次行政書士、行政書士さくら法務事務所代表。

一般社団法人アジア国際交流センター協会ビザ取得アドバイザー。

外国人や外国人を支援する人たちに向けて、おもに在留資格に関する情報を発信している。